Durante años, el cumplimiento fiscal en México estuvo concentrado en una pregunta básica: ¿la empresa cuenta con el CFDI de la operación? Sin embargo, el comprobante fiscal dejó de ser suficiente para acreditar por sí mismo la existencia de una transacción.
El concepto de materialidad de las operaciones ha adquirido mayor relevancia en la fiscalización, bajo un enfoque que considera necesario demostrar que una operación efectivamente ocurrió, tuvo sustancia económica y estuvo relacionada con las actividades del negocio. El CFDI, los registros contables y los pagos bancarizados forman parte de la documentación, pero no necesariamente acreditan por sí solos esos elementos.
Ante este escenario, la empresa queretana iTech Synergy, especializada en la implementación de soluciones SAP para pequeñas y medianas empresas en México, plantea trasladar la gestión de la materialidad fiscal desde la etapa de auditoría hacia el origen mismo de las operaciones.
La propuesta, denominada “materialidad por diseño”, consiste en incorporar controles, datos y trazabilidad dentro del ERP para que la evidencia de cada operación se genere como parte del proceso y no tenga que reconstruirse posteriormente cuando exista una revisión de la autoridad fiscal.
De acuerdo con el análisis de la empresa, el cambio implica pasar de un modelo basado en la integración de expedientes a uno en el que la información se genere y valide desde la transacción.
Del CFDI a la trazabilidad de la operación
Uno de los principales retos consiste en garantizar que los datos utilizados para generar una operación fiscal sean correctos desde su origen.
En este punto, las herramientas de gobierno de datos de SAP permiten establecer controles sobre clientes, proveedores y materiales, además de procesos de validación, autorización y depuración de información.
Para el mercado mexicano, esto puede involucrar datos como el RFC, régimen fiscal, uso del CFDI, código postal y, en sectores manufactureros, información relacionada con productos, unidades de medida y claves fiscales.
La diferencia entre las plataformas también representa un factor a considerar. En SAP ECC, los procesos de clientes y proveedores suelen requerir una mayor intervención para su homologación y gobierno. En SAP S/4HANA, el modelo Business Partner permite una gestión unificada de estos datos y facilita la incorporación de controles automatizados.
Evidencia integrada al proceso
La segunda pieza es la trazabilidad. En SAP, el flujo documental puede vincular diferentes etapas de una operación, desde el pedido y la entrega hasta la facturación y el registro contable.
A esta cadena se suman herramientas de cumplimiento como SAP Document and Reporting Compliance (DRC), que permiten gestionar documentos electrónicos y procesos relacionados con la facturación electrónica y otros requerimientos de localización fiscal.
El objetivo es que la documentación asociada a una operación pueda mantenerse vinculada con sus documentos de origen, reduciendo la dependencia de archivos que deben integrarse manualmente después de realizada la transacción.
Para una empresa, esto significa que una factura no se analiza como un documento aislado, sino como parte de una cadena que puede incluir el pedido, la salida de mercancía, la entrega, el pago y los registros contables correspondientes.
Controles que actúan antes del error
El tercer componente es la incorporación de reglas de negocio y fiscales directamente en el sistema.
Herramientas de SAP como BRF+, las validaciones de procesos, las reglas de determinación de impuestos y los controles asociados a DRC permiten establecer condiciones para detectar inconsistencias antes de que una operación avance.
En implementaciones con S/4HANA también pueden utilizarse herramientas de análisis de procesos para identificar desviaciones y puntos de riesgo.
La lógica es trasladar parte del control desde la revisión posterior hacia la prevención: detectar una inconsistencia en el momento en que se genera un pedido, una entrega o una factura puede evitar que el problema llegue al cierre contable o a una revisión fiscal.
Un riesgo que involucra a toda la empresa
El planteamiento de iTech Synergy también modifica la responsabilidad interna sobre la materialidad. No se trata únicamente de una función de las áreas fiscales o contables.
La evidencia de una operación se genera en diferentes áreas: Comercial participa en la contratación, Compras en la adquisición, Operaciones en la ejecución, Tesorería en los pagos y Tecnología en la integración de los datos y controles.
Por ello, la empresa plantea un esquema de gobierno transversal en el que el área Fiscal establece y actualiza las reglas; Operaciones genera la evidencia durante la ejecución de las actividades, y TI incorpora los controles dentro del ERP.
Este enfoque busca reducir uno de los problemas de los modelos basados exclusivamente en expedientes: tener que reconstruir meses después la evidencia de una operación que no fue documentada adecuadamente desde el momento en que ocurrió.
De la reacción a la prevención
Para las empresas, particularmente aquellas que manejan grandes volúmenes de operaciones, el reto consiste en convertir la materialidad en un proceso continuo y no en una actividad que comienza cuando llega una revisión.
La digitalización de los controles permite que los datos maestros, documentos comerciales, comprobantes fiscales, registros contables y evidencias operativas formen parte de una misma cadena de información.
En este contexto, iTech Synergy, empresa establecida en Querétaro dedicada a implementar soluciones SAP para Pymes en todo México, plantea que la materialidad fiscal debe considerarse desde el diseño de los procesos empresariales.
La premisa es que una organización no debería esperar a una auditoría para preguntarse cómo demostrará que una operación ocurrió. La evidencia debería generarse de manera automática y trazable desde el momento en que la transacción comienza.
El cambio representa una transición de un modelo de “archivo y defensa” hacia uno de “control y prevención”, en el que el ERP no solamente registra las operaciones, sino que también contribuye a documentar su trazabilidad y consistencia.
Para las empresas que buscan fortalecer sus procesos de cumplimiento y gestión empresarial, contar con un aliado con experiencia en la implementación de tecnología puede facilitar la transición hacia modelos de control más integrados. iTech Synergy pone a disposición de las organizaciones su experiencia en soluciones SAP y acompañamiento especializado para empresas en México. Los lectores interesados en conocer más sobre sus servicios, soluciones y experiencia pueden visitar el portal oficial de iTech Synergy y consultar las alternativas disponibles para sus necesidades de negocio.
