En los procesos de compras y pagos de las empresas, contar con un CFDI válido ya no es suficiente para demostrar que una operación ocurrió. La materialidad fiscal también implica acreditar que el bien fue recibido o que el servicio fue efectivamente prestado, que la operación tuvo sustancia económica y que existe evidencia que permita vincular cada etapa de la transacción.
Este escenario adquiere particular relevancia en los procesos Procure-to-Pay (P2P), que abarcan desde la compra de bienes o servicios hasta su recepción, contabilización y pago. De acuerdo con un análisis de iTech Synergy, empresa establecida en Querétaro especializada en la implementación de soluciones SAP para Pymes en México, uno de los principales riesgos se encuentra en la relación con los proveedores, debido a que parte de la evidencia necesaria para acreditar una operación depende de terceros.
La empresa plantea que la materialidad debe dejar de tratarse exclusivamente como un asunto de documentación fiscal y comenzar a gestionarse como un riesgo de contraparte, con implicaciones financieras, tributarias, operativas y de auditoría.
Un CFDI no demuestra toda la operación
El comprobante fiscal es un elemento necesario para una operación, pero no acredita por sí mismo que los bienes fueron entregados o que los servicios contratados fueron prestados.
En un proceso de compras, la empresa necesita poder conectar de manera trazable al proveedor con la orden de compra, la recepción o aceptación del bien o servicio, la contabilización y finalmente el pago.
La ausencia de esta cadena puede dificultar la defensa de una operación ante una revisión fiscal, incluso cuando exista un CFDI, un registro contable y evidencia del pago bancario.
El análisis también señala que el riesgo adquiere una dimensión particular cuando intervienen proveedores cuya capacidad operativa o infraestructura no puede ser controlada directamente por la empresa contratante.
El three-way match no resuelve todo
Una de las herramientas habituales de control en los procesos P2P es el three-way match, que permite comparar la orden de compra, la recepción de mercancías y la factura.
Este mecanismo ayuda a verificar que lo facturado corresponda con lo solicitado y recibido, pero responde principalmente a una pregunta operativa: si la factura coincide con la compra realizada.
La materialidad fiscal plantea una pregunta adicional: si la contraparte realmente tenía la capacidad para realizar la operación y si la empresa cuenta con evidencia suficiente para demostrar que ésta ocurrió.
Por ello, la automatización de la recepción y validación de facturas no necesariamente equivale a un sistema integral de aseguramiento de las operaciones.
Los servicios presentan mayor complejidad
La documentación puede ser particularmente compleja cuando se trata de servicios.
Mientras una mercancía física puede dejar rastros como una orden de compra, una entrada a almacén, movimientos de inventario y registros de consumo, un servicio requiere construir una cadena documental que permita demostrar su ejecución.
Entre los elementos que pueden formar parte de esa evidencia se encuentran el contrato, alcance del servicio, entregables, evidencia de ejecución, aceptación, CFDI y comprobante de pago.
En determinados servicios especializados también deben considerarse las obligaciones documentales específicas establecidas por la legislación aplicable.
El problema de reconstruir la evidencia
Una práctica común consiste en integrar expedientes de materialidad con XML, contratos, órdenes de compra, entregables y comprobantes.
El problema, señala iTech Synergy, es que cuando esta documentación se reúne meses después de realizada la operación pueden existir vacíos de información, cambios de responsables o dificultades para localizar documentos y relacionarlos con la transacción correspondiente.
La alternativa propuesta es generar la evidencia desde el momento en que comienza la operación y mantenerla vinculada dentro del proceso Procure-to-Pay.
La migración a S/4HANA como oportunidad de rediseño
La transformación de sistemas SAP representa, de acuerdo con el análisis, una oportunidad para revisar los controles antes de trasladar los procesos a una nueva plataforma.
Cada migración hacia SAP S/4HANA implica definir qué controles serán automatizados y cuáles continuarán dependiendo de actividades manuales.
En este contexto, la recomendación es realizar primero un diagnóstico del proceso P2P que permita identificar el volumen de operaciones, costos, riesgos asociados a proveedores, puntos donde se pierde evidencia y capacidades actuales del sistema.
A partir de este análisis se puede establecer una arquitectura de control y determinar las inversiones tecnológicas necesarias.
Una responsabilidad que involucra a varias áreas
La materialidad de las compras no corresponde únicamente a las áreas Fiscal o de Cuentas por Pagar. Compras, Operaciones, Finanzas, Tecnología y las áreas responsables de la contratación de servicios participan en la generación y conservación de la evidencia.
Para iTech Synergy, el objetivo es integrar estos elementos dentro del ecosistema SAP mediante herramientas de automatización, localización fiscal para México e integración tecnológica, de manera que las transacciones cuenten con una cadena verificable desde el proveedor hasta el pago.
El planteamiento busca que los sistemas no solamente automaticen la recepción de facturas, sino que incorporen controles capaces de identificar operaciones que requieran revisión antes de que produzcan efectos financieros y fiscales.
De la automatización al aseguramiento
El reto para las empresas consiste en avanzar de la automatización de tareas aisladas hacia un modelo en el que cada operación pueda ser respaldada mediante información trazable.
En este esquema, el CFDI, la validación fiscal, el three-way match, la contabilización y el pago forman parte de una cadena más amplia que también debe considerar al proveedor, la ejecución real de la operación y la evidencia que la sustenta.
Para las organizaciones que están evaluando una transformación tecnológica, particularmente una migración a S/4HANA, revisar estos controles antes de implementar la nueva arquitectura puede permitir que la materialidad forme parte del diseño del proceso y no sea una tarea que deba reconstruirse posteriormente.
iTech Synergy, empresa establecida en Querétaro dedicada a implementar soluciones SAP para Pymes en todo México, cuenta con experiencia en procesos empresariales, localización fiscal y tecnología SAP. Las empresas interesadas en conocer sus servicios y las alternativas para fortalecer sus procesos de compras, cumplimiento y gestión pueden consultar el portal oficial de iTech Synergy.
