· El Sistema Institucional de Archivos dispone de tres áreas: de trámite, de concentración e histórico, este último es donde los registros forman parte de la memoria del Instituto.
· La administración de archivos permite la mejora en los servicios, la transparencia y rendición de cuentas: Marco Antonio Orozco Zuarth, titular de la División de Administración de Documentos.
A través de más de 30 mil archivos digitalizados, expedientes e imágenes principalmente, el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) tiene el compromiso de implementar, mantener y perfeccionar el sistema institucional de archivos como parte importante de la transformación del sector salud a fin de brindar un mejor servicio a la derechohabiencia.
El titular de la División de Administración de Documentos del IMSS, Marco Antonio Orozco Zuarth, explicó que la digitalización es una de las herramientas principales que permite obtener una copia fiel y ponerla a disposición del público para su consulta y, a su vez, se evita el deterioro de los documentos originales.
Indicó que la digitalización permite promover la transparencia y el acceso a la información en el IMSS a través de sus archivos, donde a partir de la nueva Ley General de Archivos de 2019 que entró en vigor se han realizado diversos esfuerzos a nivel nacional con el objetivo de abatir el rezago y contar con un ordenamiento de archivos.
“La clasificación de archivos permite su fácil identificación, poder dar una respuesta inmediata, tanto solicitudes de información como para mejorar el servicio de los derechohabientes, coadyuva a la rendición de cuentas y a la transparencia”, señaló.
Expuso que el Sistema Institucional de Archivos dispone de tres áreas: de trámite, de concentración e histórico, este último es donde los registros pasan a formar parte de la memoria del Instituto.
Comentó que dentro del área de archivo de trámite se cuenta con alrededor de 9 mil responsables, uno por cada oficina distribuida a nivel nacional, mismos que se encargan de administrar los documentos que se pueden dar de baja al año o cuando termina su período de vida.
“Lo que es archivo de trámite los documentos tienen un periodo de vida de un año, cada año todas las áreas debe dar de baja, esto se hace a través de un proceso, en el que se elabora un inventario, donde participa el área generadora de documentos, nuestra coordinación de archivos y el órgano interno de control. Se revisan que sean documentos que ya cumplieron su fin y se dan de baja”, dijo.
Refirió que en el área de archivo de concentración los documentos se guardan de acuerdo a la normatividad vigente, donde se dispone su resguardo de entre 7 a 25 años según indique el catálogo de disposición documental.
Orozco Zuarth abundó que se cuenta con el archivo central en la Ciudad de México y cada Unidad Médica de Alta Especialidad (UMAE) y Órgano de Operación Administrativa Desconcentrada (OOAD) tiene un archivo de concentración.
“Son 70 archivos en todo el país, más el de nivel central, y esto se coordina desde esta área que tenemos la responsabilidad de aplicar la Ley de Archivos, y somos el área que nos coordinamos con el Archivo General de la Nación y todo el Sistema Nacional de Archivos”, agregó.
Agregó que en el caso del archivo histórico se tiene que guardar para toda la vida ya que son documentos que pasan a formar parte de la historia y se deben de preservar todo el tiempo, desde expedientes, fotografías, planos, videos y lo que forme parte de la memoria institucional.
El titular de la División de Administración de Documentos del IMSS subrayó que los archivos ya dejaron de ser lo que en hace unos años se consideraba como “áreas apartadas donde la documentación se mandaba y nadie sabía que había”, incluso ahora el personal debe tener una capacitación profesional en la administración de los documentos; por ello mantenemos cursos, talleres y asesorías durante todo el año.
“Estamos en un proceso ahora de modernización, a través de la implementación del Sistema Automatizado de Gestión de Archivos que fue desarrollado por el Centro de Investigación en Computación del Instituto Politécnico Nacional, por encargo del Archivo General de la Nación dentro de la estrategia digital nacional”, informó.
Externó que el Seguro Social ha participado en programas internacionales como la conservación de portales electrónicos de la institución para la conservación y difusión del patrimonio documental de México, también en el proyecto de Memórica de México, a fin de preservar la memoria de la historia del país, y actualmente se implementa el sistema de descripción archivística ASAD-G, que es el sistema internacional de descripción de documentos.
Adelantó que el Instituto en conjunto con el Archivo General de la Nación organizarán un Foro Nacional en conmemoración al Día Internacional de Archivos, evento que se realizará del 17 al 21 de junio en la Unidad de Congresos del Centro Médico Nacional (CMN) Siglo XXI, en reconocimiento al trabajo realizado en la actual administración en la materia.
“Se van a congregar los sujetos obligados de la administración pública federal, algunos estados, algunos municipios y académicos para compartir experiencias de todo lo que en este sexenio se ha logrado en materia de archivos”, subrayó.
Finalmente, Marco Antonio Orozco invitó a la población en general a acudir al Archivo Histórico, también conocido como Centro Único de Información Ignacio García Téllez, ubicado debajo de la explanada de la Unidad de Congresos del CMN Siglo XXI, en un horario de lunes a viernes de 09:00 a 15:00 horas, únicamente tienen que presentar su credencial y tener acceso al patrimonio documental del Seguro Social.
